כיצד לייעל את העסק שלכם כפרילנסרים עם מערכות, תוכנה ואוטומציה

על ידי שימוש במערכות לצד התוכנה הנכונה, אתה יכול לייעל הרבה מהמשימות שאתה עושה על בסיס קבוע במסגרת העבודה מהבית. מה שמאפשר חיסכון בזמן, חיסכון בכסף, וההזדמנות להרחיב את העסק שלך.

לפני שנצלול יותר בנושא, חשוב לדעת למה אני מתכוון ב"מערכות": מדובר במערכת של כללים, זרימת עבודה, או הליך שלוקח משימה שחוזרת על עצמה ומעביר אותה דרך סט ספציפי של צעדים לתוצאה צפויה.

זה אולי נשמע מסובך, אבל זה די פשוט למען האמת. סביר להניח שכבר יש לך סוג של מערכת. למעשה, סדר היום שלך הוא סוג של מערכת, לדוגמא: אתה מתעורר, שותה קפה, בודק מיילים ועובר על המשימות להיום. אתה ניגש לעבודה מהבית, ובסוף היום יש לך תוצאות.

זאת מערכת.

כמובן שייתכן כי סדר היום שלך משתנה, כך שלא מדובר במערכת הטובה ביותר. המערכות הטובות ביותר משמשות לפעילויות שלא משתנות - כמו ניהול סוג מסוים של פרוייקט או שליחת מייל לרשימת דיוור של לקוחות.

תחשוב על המערכת כמו קו ייצור במפעל. מוצרי הגלם (המשימה שלך) עוברות במכונות (הצעדים הנדרשים להשלמה) ובסופו של המסוע, מגיע המוצר המוגמר (התוצאה).

הקמת מערכות לעסק הפרילנס שלך יכולות לעזור:

- ליצור תוצאות צפויות
- אוטומציה של משימות חוזרות 
- השלמת עבודה במהירות
- הגברת היעילות
- שיפור שיתוף הפעולה
- שיפור איכות העבודה
- הגדלת זמן התגובה

בקיצור, מערכות חוסכות זמן וכסף בזמן תוך שיפור שביעות רצון הלקוחות, מהירות הייצור, ולעיתים קרובות גם את איכות העבודה שלך כפרילנסר.

ניתן להחיל מערכות לכמעט כל היבט של עסק הפרילנס שלך. חלק מהמערכות יצטרכו להיות ספציפיות לתחום העבודה שלך, אבל יש איזורים אחרים בעבודה שנוטים לעבוד טוב עבור מערכות, ולא משנה איזה עסק יש לך.

האיזורים הטובים ביותר לייעול הפרילנס שלך

אי סדר. הגדילה בעסקים היא כמובן דבר מבורך, אך הוא טומן בחובו לא מעט כאבי ראש. למשל , אם אין לך מערכת לניהול קשרי לקוחות, אתה עלול להרגיש מפוזר, לא מאורגן ומבולבל כשאתה ניגש לנושא. על כן, יצירת רשימה מובנית ומסודרת של תהליך הגשת ההצעה ללקוח, יכול לחסוך זמן יקר. פשוט לפעול לפי הכללים ברשימה. לאורך זמן, עם כל הצעה חדשה שתגיש, האוטומציה של התהליך, תחסוך לך הרבה זמן.

מה אם הייתם לוקח את זה צעד אחד קדימה, ויוצר תבנית להצעות הנפוצות ביותר שלך? כמה זמן אתה יכול לחסוך? זה סוג של מחשבות שיובילו אותך לבניית מערכות יעילה בעסק שלך.

מציאת מערכות בעסק הפרילנס שלך

הנה תהליך כדי לראות אילו מערכות יכולות לעבוד בשבילך:

שלב 1 - רשימה
לשבת במקום שקט עם עיפרון ונייר ולכתוב כל פעילות עסקית שאתה עושה על בסיס קבוע. אילה משימות יש לך? מה עם משימות שבועיות? איזה עבודה אתה עושה עבור הלקוחות שלך? מה עם עבודה מנהלתית?

שלב 2 - ארגון
הסתכל על רשימת המשימות שלך ותתחיל למחוק. מחק כל מה שאתה אוהב לעשות, מחק כל דבר שדורש התאמה אישית מלאה. אתה אמור להישאר עם כל המשימות המעצבנות שאתה לא אוהב לעשות ולוקחות יותר מידי זמן. אם ניתן נסה לשלב וסדר אותם בקבוצות נושא.

שלב 3 - תוכנית
אחרי שנשארת עם קבוצות של משימות שאתה עושה באופן קבוע, נסה להבין מה החלק הרפטטיבי בעבודה עליהם, ואיך תוכל לעשות את העבודה פעם אחת ולהשתמש בה שוב כשיתעורר הצורך. הכנס את כל זה במתווה, והנה, יצרת מערכת.