עבודה מהבית - טיפים לעבודה מרחוק

אם הפכת לפרילנסר לאחרונה והתחלת לבסס את העסק שלך, הפכת ודאי למושא קנאתם של חבריך ועמיתך השכירים. אחרי הכול, הגמישות הכרוכה בעבודה וירטואלית עם לקוחות, מאפשרת לא מעט חופש. מצד שני, אחד הדברים שתבין ללא ספק די מהר הוא שהתקשורת בינך לבין הלקוחות שלך, עלולה להציב בפניך לא מעט אתגרים ואפילו מכשולים. אם יש לך שאלה חשובה הנוגעת לפרויקט לא תוכל לקבל תשובה על ידי טיול לקצה שני של המשרד, או שיחה פנים אל פנים. לכן, עליך ליצור דרכים נוחות ואמינות לתקשורת בינך לבין הלקוחות הרחוקים ממך. הנה מספר טיפים ליצירת תקשורת יעילה עם לקוחות מרוחקים.

לטש את כישורי האימייל שלך

יהיו לקוחות רבים שלא תפגוש פנים אל פנים. יהיו אחרים שאיתם אפילו לא תשוחח בטלפון. כיום, רוב האנשים מעדיפים להתכתב באימייל. לכן, חשוב מאוד שתלטש את כישורי האימייל שלך. צור תיקייה נפרדת עבור כל אחד מהלקוחות שלך ושמור בהן את כל התכתובות (בעיקר אם הן עוסקות בנושאים חשובים כמו הסכמי עבודה או תנאי תשלום). שמור על תיבת הדואר הנכנס שלך, מסודרת ככל האפשר.

כדי לגרום למיילים שלך להיראות מקצועיים, צור חתימה שתכלול את שמך המלא, פרטי ההתקשרות שלך וקישור לאתר המקצועי ולפרופילים שלך ברשתות החברתיות. שקול להוסיף גם את הלוגו שלך.

היה ברור ומדויק בתשובותיך. אם שואלים אותך באמצעות המייל את אותן שאלות לעיתים קרובות, צור תבניות שיאפשרו לך לענות במהירות ויעילות לשאלות הנפוצות.

נסה לא לגרום לאף אחד לחכות לתגובה ממך. אם הנך מקבל הודעה והנך יודע שתוכל להתייחס אליה רק בעוד מספר ימים, כתוב תגובה מהירה שמאשרת את קבלת ההודעה ומבטיחה תגובה מפורטת יותר בהמשך. השתדל לענות לכל פנייה תוך 24 שעות.

אם הלקוח הוא זה שנותן לך להמתין, אתה יכול לבצע בדיקה, במיוחד במצבים של רגישות ללוחות הזמנים. באפשרותך לכתוב משהו כמו: 'ברצוני לוודא כי קיבלת ממני את החומרים. הודע לי בבקשה אם יש צורך לשלוח אותם שוב.'

השתמש בכלים המקוונים לעבודה בשיתוף פעולה

כפרילנסר מקצועי, תידרש לעיתים להגיש ללקוח מספר גרסאות של אותו פרויקט. במקום לשלוח את המסמך הלוך וחזור, פעולה העלולה להיות מבלבלת ולא נוחה, השתמש בכלים מקוונים לשיתוף פעולה כמו Google Docs. כלים אלה יאפשרו לך וללקוח שלך לעבוד מול עותק אחד און-לין. ייתכן שתשקול, בהתאם בכלי שבו בחרת, לפתח שיטה משלך לבקרת גרסאות.

היה ישיר וגלוי

הגדר שעות קבועות לעבודה מהבית והקפד עליהן כדי שהלקוח​ות ידעו מתי ניתן להשיג אותך. שאל את הלקוחות שלך באיזו דרך הם מעדיפים שתיצור איתם קשר, והיה מוכן לתת מענה לצרכים האישיים של כל אחד מהם. אחת הדרכים היעילות ליצור מערכת יחסים ארוכה עם לקוחות מרוחקים, היא להפגין את המחויבות שלך לפרויקט.

השג מעט 'זמן פנים'

נצל את מצלמת הרשת שלך והצע לקיים ועידת וידאו באמצעות Skype או Goggle Chat. אם אתה מתכנן לגבות תשלום עבור זמנך, וודא כי הלקוח מודע לכך. שיחת וידאו מהירה היא דרך נהדרת להתחיל פרויקטים בגלל ש-'זמן פנים' יכול לסייע רבות בבניית אמון בינך לבין הלקוח.

פשט פרויקטים ארוכי טווח

פרויקטים ארוכי טווח יכולים להיות כרוכים בלוחות זמנים מורכבים, נקודות ציון רבות ומספר מקבלי החלטות. כיום, קיימים פתרונות מקוונים ההופכים את ניהול הפרויקטים ארוכי הטווח ומרובי המשתתפים, לקל ויעיל יותר. כדי ליצור ולשתף לוחות שנה, אפשר להשתמש ב –Google Docs. ניהול קל ופשוט של הודעות טקסט, ניתן לבצע באמצעות Campfire – חדר ישיבות וירטואלי. על מנת לעקוב אחר שעות העבודה וליצור רשימת משימות, ניתן להשתמש ב- BaseCamp. אז בשורה התחתונה, תשקיע בצורה חכמה בתקשורת שלך עם הלקוחות, יותר זמן בהצלחה, ופחות בחיפוש פרויקטים חדשים וחיפוש עבודה.