Efficiency Revolution - אדמיניסטרציה במיקור חוץ

ניהול מידע ונתונים:
הזנת נתונים למערכות המידע של הארגון.
עיבוד וניהול מסמכים, כולל תיוק, סריקה וארכוב.
ניהול מאגרי מידע ועדכונם באופן שוטף.
הפקת דוחות תקופתיים לפי הצורך.
תמיכה אדמיניסטרטיבית:
מענה לפניות טלפוניות ומיילים.
ניהול יומנים ותיאום פגישות.
הזמנת ציוד משרדי וחומרים.
סיוע בהכנת מצגות וחומרים.
שירות לקוחות:
מתן מענה לפניות לקוחות בנוגע לשאלות וחשבונות.
טיפול בתלונות ובבעיות של לקוחות.
תיאום בין לקוחות למחלקות הרלוונטיות בארגון.
תמיכה בתהליכים תפעוליים:
סיוע בהכנת חשבוניות, הזמנות רכש ותשלומים.
מעקב אחר משלוחים והזמנות.
תיאום עם ספקים ונותני שירות חיצוניים.

. ניהול יומנים ותיאום פגישות:

ניהול אפקטיבי של יומני ההנהלה הבכירה, תוך התחשבות בעדיפויות ובזמינות.
תיאום פגישות, ישיבות ואירועים, כולל מציאת מועדים מתאימים לכל הצדדים המעורבים.
שמירה על עדכניות היומנים והתאמתם לשינויים בלוח הזמנים.
תזכורת למשתתפים לגבי פגישות ואירועים קרובים.
2. מענה לפניות:

מענה מקצועי לפניות טלפוניות, מיילים ופניות אישיות.
ניתוב פניות לגורמים הרלוונטיים בארגון.
טיפול בפניות דחופות ומתן מענה מהיר.
שמירה על תקשורת ברורה ומדויקת עם כל הפונים.
3. ניהול תכתובת:

ניסוח, עריכה והפצת מיילים, מכתבים ומסמכים רשמיים מטעם ההנהלה.
הבטחת דיוק, בהירות ועמידה בסטנדרטים של הארגון בכל התכתובות.
ניהול ארכיון מסודר של תכתובות חשובות.
תרגום מסמכים במידת הצורך.
4. ארגון ישיבות ואירועים:

תכנון וארגון ישיבות, כנסים ואירועים, כולל הזמנת משתתפים, הכנת חומרים ולוגיסטיקה.
תיאום עם ספקים חיצוניים (כגון קייטרינג, ציוד טכני וכו').
ניהול תקציב האירוע.
הבטחת מהלך תקין של האירוע ופתרון בעיות בזמן אמת.
5. ניהול נסיעות:

תיאום הזמנת טיסות, בתי מלון והסדרי נסיעה אחרים עבור ההנהלה.
הכנת מסמכי נסיעה והנחיות.
טיפול בהוצאות נסיעה ודיווחים.
מענה לצורכי ההנהלה במהלך הנסיעות.
6. ניהול משרד:

אחריות על תפעול שוטף של המשרד, כולל הזמנת ציוד, ניהול קשר עם ספקים ותחזוקת המשרד.
ניהול תקציב המשרד.
טיפול בבעיות תפעוליות שוטפות.
7. ניהול פרויקטים:

סיוע בניהול פרויקטים שונים, כולל מעקב אחר התקדמות, הכנת מצגות ודוחות.
תיאום בין גורמים שונים המעורבים בפרויקט.
הבטחת עמידה בלוחות זמנים ותקציב הפרויקט.
דיווח להנהלה על התקדמות הפרויקט.
8. סיוע אישי:

מתן סיוע אישי להנהלה במגוון משימות, בהתאם לצורך.
שמירה על דיסקרטיות ואמינות בכל הנוגע למידע רגיש.
יוזמה ופרואקטיביות בזיהוי צרכים ומתן פתרונות.
גמישות והסתגלות לשינויים בלוח הזמנים ובעדיפויות.

שליטה בשפות: שליטה מלאה בעברית ובאנגלית, בעל פה ובכתב.
מיומנויות מחשב: שליטה מלאה ביישומי אופיס ובמערכות ממוחשבות רלוונטיות.
כישורים אישיים: כישורי ארגון ותכנון מעולים, יכולת עבודה תחת לחץ, יחסי אנוש מצוינים, דיסקרטיות ואמינות, יכולת למידה מהירה ויוזמה עצמאית.

מנהלת גיוס והשמה בעלת ניסיון מוכח בניהול כל שלבי הגיוס, החל מאיתור מועמדים וכלה בקליטתם. בעלת יכולות מוכחות באיתור כישרונות, ובניית קשרים.
סורסינג: איתור מועמדים פוטנציאליים באמצעות מגוון ערוצים, כולל פלטפורמות מקוונות, רשתות חברתיות, הפניות ואירועי גיוס.
ראיונות: ניהול ראיונות יעילים, הכוללים שאלות התנהגותיות ומקצועיות, כדי להעריך את כישוריהם, ניסיונם והתאמתם של המועמדים.
הערכת מועמדים: ניתוח קורות חיים, מכתבי המלצה ותוצאות ראיונות כדי לקבוע את התאמת המועמדים לדרישות התפקיד.
ניהול הצעות עבודה: ניהול משא ומתן על תנאי העסקה, כולל שכר והטבות, והצגת הצעות עבודה למועמדים נבחרים.
קליטת עובדים: הבטחת קליטה חלקה של עובדים חדשים, כולל מתן מידע הכרחי, תיאום הדרכות והיכרות עם צוות החברה.
כלים רלוונטיים אחרים: שליטה במגוון כלים טכנולוגיים נוספים התומכים בתהליכי גיוס והשמה, כגון פלטפורמות לניהול ראיונות וידאו, כלי הערכה מקוונים ומערכות לניהול הפניות.
(אדם, CI VI, לינקדאין).