איפיון מערכת לרישום לאירועים באינטרנט

האוניברסיטה מעוניינת להקים מערכת לרישום מוזמנים לאירועים באמצעות אתר אינטרנט.

אופן הרישום:

1. דף רישום לאירוע
a. בשלב הראשון יבנו שני עמודי נחיתה שיהוו בסיס עבודה-
i. עמוד נחיתה לרישום לאירוע ללא תשלום
ii. ועמוד נחיתה לרישום לאירוע בתשלום.
b. במסגרת המערכת יוגדר עבור כל אירוע עמוד נחיתה ייעודי עם כותרת מתאימה, ולינק לתוכניה.
c. במסגרת עמוד הנחיתה יוגדרו עבור כל אירוע (בנפרד) שדות הזנה – וכן יוגדרו במסגרת שדות אלו שדות חובה ושדות רשות.

2. תשלום
a. עבור כל אירוע ייקבע האם יש תשלום בכרטיס אשראי וירשם מחיר למשתתף. ישנם אירועים בהם יהיו מספר רמות של תשלום. ייתכן ויהיה צורך בסינכרון עם רשימות שונות ו/או מערכות האוניברסיטה.
b. התשלום יהיה ע"י אתר מאובטח ברמה גבוהה.
c. תשלום לאירוע יבוצע באמצעות מערכת של קארד גארד תוך שהסכום לתשלום יחושב אוטומטית לפי מספר המשתתפים.
d. לאחר השלמת הפרטים ולאחר שמולאו כל שדות החובה – יתקבל מסך מתאים המציין לנרשם כי הרשמתו התקבלה, ויופנה לקובץ קבלה אותו יוכל להדפיס, ושוב תצורף התוכניה.
e. מכסת נרשמים
i. ניתן יהיה להגדיר לכל אירוע מכסת נרשמים מראש.
ii. ניתן יהיה להגדיר בהתאם עבור כל אירוע הודעה מתאימה שתוצג ברגע שתסתיים המכסה, אך לפני שדות התשלום- ההודעה תוצג בדף הנחיתה ולמעשה תודיע למשתמש שרוצה להירשם כי ההרשמה הסתיימה והוא ברשימת המתנה לאירוע. מארגן האירוע יוכל להוציא בכל זמן את רשימת הממתינים ואף להגדיר למערכת כמה אנשים יכולים להרשם לאירוע מתוך הרשימה ולשלוח להם באופן אוטומטי הודעה על כך.
3. מנהל האירוע
a. עבור כל אירוע יוגדר משתמש אחד שמשוייך לאירוע (מהמחלקה). לקשרי חוץ יונפק יוזר אחד שמאפשר כניסה לכל האירועים.
b. המשתמש יוכל להיכנס לעמוד ניהול של האירוע :
i. במסגרת העמוד יוכל המשתמש לצפות בנרשמים
ii. למחוק נרשמים במידת הצורך
iii. לצפות באסמכתאות תשלום ששולם בכרטיס אשראי
iv. לייצא לאקסל רשימת הנרשמים באופן עצמאי בכל זמן נתון וללא תיווך חברה.

4. מייל חוזר
a. יוגדר עבור כל אירוע מייל חוזר שיישלח לנרשם – במסגרת הגדרת המייל יוגדר נוסח המייל החוזר, נושאו וכן ניתן יהיה לצרף קבצים שיישלחו לנרשם מייד עם רישומו.
b. במידה וכלול תשלום במסגרת האירוע – יקבל הנרשם קבלה מהמערכת המציינת את הסכום ששילם.
c. המערכת תפיק כרטיס כניסה מסופרר אישית כולל שם המוזמן שלוב בכרטיס שגם הוא יישלח במייל לנרשם. בכרטיס יוצגו פרטי האירוע.
d. מנהל האירוע יוכל לשלוח באופן אטומטי לכל הנרשמים מייל על שינוי פרטי אירוע, כמובן מבלי שהנרשמים יראו אחד את פרטי המייל של השני.
5. אופן העבודה מול המחלקות:
a. "קוואטרו" תהווה ספק ישיר מול המחלקות השונות באוניברסיטה בנושא מערכת רישום ותשלום, החל מנושא התכנים כמפורט בסעיף הבא ועד לטיפול בכל הכרוך בבעיות רישום ותשלום כולל ביטולים ושינויים שונים.
b. המחלקה תעביר לקוואטרו את התכנים לחלקים השונים (כותרת, תוכן הזמנה, שדות מבוקשים, מכסה, מחירים, צרופות , נוסח מייל חוזר )
c. מחיר השירות המלא של חברת קוואטרו יהיה קבוע ויעמוד על 700 שח לאירוע הכולל תשלום, ו-350 ₪ לדף נחיתה והרשמה בלבד, על בסיס טמפלט קבוע
d. משתמש המחלקה יקבל שם משתמש וסיסמא וכן לינק לצפיה בסטטוס האירוע.
e. המחלקה תפיץ. באמצעות המייל המחלקתי את ההזמנה לאנשים הרלוונטיים. (יש לשקול כאן אולי הקמת משתמש באקטיב טרייל שדרכו תבוצע הפצה למחלקות שלא מסוגלות להפיץ בעצמם).
f. קשרי חוץ יחוייבו בעלות הנגזרת מהתפעול ובכלל זה עלות מיני סייט בסיסי עם שתי אופציות כמפורט למעלה והעמלות לקרדיט גארד.
g. הכסף ייכנס לחשבון האוניברסיטה
h. המחלקה תזוכה ע"י האוניברסיטה בסכום ההכנסות בניכוי העלות הישירה (ועוד תקורה לפי העניין).