מערכות מחשוב גדולות לעסקים קטנים - סודות ה- ERP – יישום וסיכום

מאת: דוד מלר, מנכ"ל אדום אסטרטגיה ומערכות מידע

כפי שציינתי במאמר הקודם שלי, מהלך יישום והטמעת מערכת ERP בארגון מהווה מרכיב מפתח ביכולת לעמוד במטרות ויעדים של הפרויקט ולייצר את החזר ההשקעהואת התועלות המצופות מהמערכת החדשה.

 

אנו קוראים לשלב הנוכחי שלב הטעינה. כאמור בשלב הנוכחי מבצעים הגדרת פרמטרים, הגדרת משתמשים והרשאות והגדרת תהליכים עסקיים. במקביל אנשי הפיתוח מפתחים תוספות ושינויים. תהליך ניהול השינויים הינו תהליך קריטי.

 

מתחילים להדריך את מנהלי המערכת ולבצע טסטים ובדיקות אינטגרציה.

 

מסיימים הכנת תוכנית הדרכה עבור משתמשי המערכת, הכנת תוכנית עליה לאוויר (כולל תוכנית הסבת הנתונים).

 

יש לדאוג להקמת צוות Help Desk מספיק מיומן ושיהיה זמין 24 שעות (במידת הצורך) ובזמן תגובה אפס לטובת משתמשי המערכת. אחת הנקודות הקריטיות בהפעלת המערכת (אין הפעלה חלקה) שאין תמיכה באפס זמן. זה לא המקום לחסוך בהוצאות אלה להפך יש לדאוג לצוות מוגבר. יש לדאוג לניהול הצוות וניהול הקריאות כולל רישום, מיפוי לטובת בקרה וניתוח הפניות בהמשך. כאמור הסקת מסקנות בהתאם.

 

נושא של ניהול הסיכונים לא יורד מהפרק, תורה בפני עצמה המתקיימת בכל שלבי הפרויקט. כמו כן, במידת האפשר יש לדאוג שיהיה צוות מיוחד בכל הקשור לתהליכי ניהול סיכונים.

שלב הראשון בתהליך הינו ביצוע בדיקות קבלה כוללות. כמו כל דבר בעולם המערכות, בדיקות הקבלה מתחילות בהכנת תוכנית הכוללת הערכת היקף, קביעת שיטה וגישת הבדיקות בהתאם לתרבות הארגונית. יש לנתח ולהכין את  רשימת המודולים שתתבצענה בגינם בדיקות ורשימת המודולים שלא. יש להכין את רשימת המשאבים לביצוע הבדיקות כגון: כח אדם, חומרה, תוכנה, חדרים ולוחות הזמנים). הננו ממליצים במידת האפשר להסתייע באנשי אבטחת איכות ובדיקות תוכנה. כאמור הדבר תלוי בהיקף הפרויקט.

 

הדרכת משתמשים - כאמור תכנון מדוקדק של תוכנית הדרכה אינו מבטיח הצלחה,אך בהחלט מעלה את הסבירות להצלחה. תכנון שהוא בחזקת סוף מעשה במחשבה תחילה מאפשר בתום ביצועה של התוכנית תחקור והפקת  לקחים לקראת התוכנית הבאה. להלן מספר דגשים לתכנון וביצוע תהליך ההדרכה: קביעת מטרות ויעדים, קביעת תבניות להדרכה (קורסים, לימוד עצמי, באמצעות מחשב וכד'), ארגון הכיתות (ציוד, כיבוד, ספרים....), בחירה והכנת צוותי ההדרכה, הכנת מערכת משוב והערכה.

 

במידה והתקבלה החלטה על ביצוע הסבת הנתונים, זה המועד בו מבצעים את פרויקט ההסבה.

נושא ההסבות הוא פרויקט בפני עצמו. מלבד הכנת תוכנית מפורטת לאיזה נתונים מבצעים הסבות ולאיזה מהן  לא וכמובן באיזה אופן, יש לדאוג לבחור את הכלים מתאימים לביצוע ההסבות.

בניית תשתית הנתונים היא אחד הדברים החשובים בפרויקט, לכן יש לדאוג להקדיש משאבים נדרשים לביצוע פרויקט זה (זמן, כח אדם, בדיקות וכד').