מערכות מחשוב גדולות לעסקים קטנים - כל מה שרצית לדעת ולא היה לך את מי לשאול על סודות ה- ERP

 

מאת: דוד מלר, מנכ"ל אדום אסטרטגיה ומערכות מידע

 במאמר הקודם ציינו כי תכנון נכון של מערכות המידע בארגון יכול יסייע רבות לייעול המערך התפעולי של בית העסק , שיפור ביצועי העובדים ובסיכומו של דבר לחיסכון פיננסי משמעותי ורב ערך.  

 תהליך בחינת החלופות השונות יתבצע  תוך כדי הבנה מעמיקה של יתרונות וחסרונות, הערכת עלויות, וראיית כלל הסיכונים הקיימים בהטמעת הפתרונות שנבחנו. בכך להביא את ההנהלה לקבלת החלטה אסטרטגית נכונה בנושא מערכות המידע האמורות  לשמש את הארגון לשנים הבאות.

 מכאן, מובילי הפרויקט מתחילים בתהליך לבחירת המערכת.

 התהליך לבחירת המערכת הינו השלב החשוב ביותר עבור הארגון.

תהליך זה מורכב ועלול לצרוך לא מעט זמן. אך יחד עם זאת, אין לקצר דרכים או לדלג על שלבים. הסיכון בבחירת מערכת לא מתאימה אשר לא תעמוד בציפיות ההנהלה, לא תתמוך בתהליכים העסקיים, תגדיל את צוות העובדים הדרושים בתפעול, ותגרום בהכרח ליישום כושל בהטמעת המערכת בארגון.

זה ההבדל המהותי בין כשלון והצלחת הפרויקט.תהליך הבחירה והבחירה הנכונה הינו קריטי.

יש לזכור שעבורכם הלקוחות, מהלך  זה עשוי להתרחש בפעם הראשונה,  או מבוצע לעיתים רחוקות, לכן מומלץ להתייעץ ביועץ מומחה, בעל ניסיון רב בהובלת תהליכים דומים. יש לזכור שבשלב הבחירה והערכת הספקים, קלפי המיקוח אצלכם ואתם בעלי הממון וכן בעלי הדעה. בתום חתימת חוזה ההתקשרות ויישום המערכת, הלקוח פועל בדרגות חופש נמוכות הרבה יותר.

אז איך עושים זאת נכון ?

שלב מקדים לתהליך הינו שלב בו ההנהלה מגדירה מטרות, יעדים  ואילוצים לפרויקט. ממנה צוות מוביל בראשות מנהל הפרויקט. אם לא נעשה הדבר עד עכשיו, יש לבחור את מנהל הפרויקט המומחה אשר יסייע ויוביל יחד עם  הצוות המוביל את תהליך בחירת המערכת.

אבן הדרך הראשונה - הינה כתיבת מסמך "בקשה להצעות מחיר". באמצעות המסמך הנ"ל מתנהל תהליך פניה לספקים במסגרתו מתקבלות ונבחנות הצעות מחיר וכן מענה מפורט לאספקת סט של דרישות פונקציונאליות, דרישות ליישום תהליכים עסקיים, דרישות פרויקטאליות וכן דרישות מסחריות שהוגדרו. המידע צריך להיות ברמת פירוט מספיק גבוהה, על מנת להפיק את המרב מתשובות הספקים השונים.

הפרק הראשון של מסמך "בקשה להצעות מחיר" הינו מנהלה. תפקידו של הפרק לתעד את שלב האדמיניסטרציה של שלב זה בפועל. פרק מתאר באופן כללי את הלקוח, צרכי הפרויקט ופרטי אנשי קשר. לאחר מכן מפורטת בו תוכנית עבודה לשלב בחירת הספק הכוללת תאור הנהלים להתנהלות המכרז כגון: לוחות זמנים, נוהל הגשת שאלות, קבלת תשובות ועוד.     

               הפרק הבא הינו פרק של יעדים ומטרות בו קיים תאור מלא של הלקוח ופעילותו וכן הגדרת מטרות ויעדי הפרויקט.

לאחר מכן, מפורט אחד הפרקים החשובים במסמך – פרק היישום. פרק זה מפרט את תת המערכות של המערכת המיועדת כמו כן מפרט פונקציונאלי נדרש לכל תת מערכת ומערכת.

הננו ממליצים כבר בשלב הנוכחי מלבד הגדרת פונקציונאליות, לבצע יחד עם הארגון הגדרה מפורטת של תהליכים עסקיים. יש למפות תהליכי עבודה ולבצע חשיבה על היגיון בכל תהליך ותהליך. לבצע פישוט, אפיון ועיצוב תהליכים נכונים ויעילים בארגון. יש לוודא שאכן הובנו כהלכה על ידי הלקוח, כולל השלכות למיניהם במידה וקיימות (כח אדם, עלויות, משאבי זמן וכד') וקיבלו אישור נדרש על ידו. תהליך זה מאפשר בחינה, זיהוי והחלטה היכן ניתן לזהות הזדמנויות לחיסכון מיידי וזאת על ידי קיום פגישות לסיעור מוחות ומתן  קדימות לדרישות. כמו כן יש להגדיר את כלל השאילתות ודוחות המערכת המיועדת.

 פרק נוסף מבקש מהספק לתאר את התשתיות והטכנולוגיות עליהם מבוססת מערכת תוכנה.

 חלק זה של מימוש במסמך "בקשה להצעות מחיר" מפרט את תוכנית הפעולה לשלב היישום וההטמעה של המערכת תוך כדי קביעת סדרי עדיפויות ליישום תת המערכות הדרושות, מתודולוגיה של ניהול הפרויקט, תוכנית הדרכה, נהלי בחינות קבלה ודרישה לרמות השרות בתום שלב היישום והטמעה.

 הפרק האחרון במסמך, הינו פרק עלויות, בו הספק מבקש לפרט את כלל העלויות בגין רישוי, יישום והטמעה של המערכת, עלויות בגין שירותי תחזוקה וכן עלויות בגין אנשי המקצוע השונים לביצוע עבודות נוספות על פי בקשת הלקוח.     

 ולא נשכח את הנספחים שאחד המסמכים החשובים שאמורים להשתלב הינו חוזה לחתימה. הננו ממליצים כבר בשלב הזה לצרף למסמך חוזה התקשרות ולדאוג שהספק הזוכה יתחייב לחתימה על חוזה זה.

 אבן דרך שנייה בתהליך  - הינו בחירת ספק זוכה. עוד בשלב הכתיבה, יש לבצע זיהוי ספקים רלוונטיים (דבר שיועץ מומחה יכול לסייע רבות) ולהעביר את מסמך "בקשה להצעות המחיר" לרשימת ספקים זו בלבד. לאחר הפצת המסמך לספקים, יש לוודא על ידי פגישות פרונטאליות מול כל ספק וספק ו/או על ידי כנס ספקים, שתנאי הסף, דרישות פונקציונאליות וכן פרוט תהליכים עסקיים הובנו כהלכה.

 בהמשך יש לבצע ניתוח החלופות השונות (עלות מול תועלת), לרכז המלצות של לקוחות ולקבל החלטה על ספק זוכה. לסיום משא ומתן וחתימה על החוזה.

 

לסיכום ?

כל היבט בתפעול העסקי שלך מושפע מהתוכנה אשר בשימוש בארגונך. גם כאשר התוכנה מתאימה היטב לארגונך, אופן יישום המערכת יכול להוות שינוי משמעותי ביותר בתפקודה, דבר המצריך צוות פרויקט וספק תוכנה מסור ודבק במטרה להשגת ההצלחה.

חברות רבות עושות את הטעות של דילוג על כל הצעדים הנדרשים לבניית בסיס להחלטותיהם, ומתחילים בצעד של פנייה ישירות לספקי התוכנה.

נהיגה על פי השלבים המפורטים לעיל, יאפשרו לכם לחקור את התהליכים העסקיים, צוות הפרויקט והחברה יהיו מעורבים עמוקות, ויהיו לכם נקודות רבות לבדיקה, לצורך השוואה בין חבילות המערכות השונות לצרכי הארגון.

חשוב אם כך לשים לב לאבני הדרך. אם רוצים להאיץ את התהליך, יש לצמצם במידת האפשר את ההתקשרות מול מספר ספקים מצומצם העונה על עיקרי התהליכים העסקיים בארגון והיכן אתם רוצים להיות בעוד מספר שנים. זאת על מנת שבחינת הפרמטרים מול ספקי התוכנה תהיה יותר אפקטיבית ונחרצת.

 

בחירת מערכת ERP מהווה אתגר מורכב המחייב אפיון מדוקדק ותהליך מסודר של פניה לספקים (בקשה להצעות), שקלול והערכת הצעותיהם.

יש להגדיר קריטריונים ואמות מידה ברורים ומדידים, הן לתוכנה והן לספק, כאשר המטרה היא סגירת חוזה מחייב שיבטיחו את הצלחת הפרויקט.

 לחריגות משמעותיות בפרויקט (שלא לדבר על כישלון ממש), יכולות להיות השלכות חמורות ביותר על תפקודו של הארגון. עלות יישום כושל יכולה להיות כל כך משמעותית לעסק שלך עד כדי הכנסת העסק לסיכון, או אפילו להסיט אותך לאחור מלהשיג את מטרות העסק.

 

הכותב הוא מנכ"ל אדום טכנולוגיות ומערכות מידע www.adom-it.co.il