Post Project
Continue with Facebook
Continue with LinkedIn
עולם המחשוב העיסקי צועד קדימה ללא הרף. מערכות מחשוב מתחלפות חדשות לבקרים. כולנו שומעים על סוגי מערכות שונות ובעצם לא מבינים. בפועל, רבים מבעלי העסקים הקטנים והבינוניים המשקיעים משאבים בפיתוח מערכות המחשב בארגונם, אינם מאבחנים את הצרכים האמיתיים של הארגון. הידעת כי אבחון נכון של מערכות המידע בארגון, יסייע לך לייעל את המערך התפעולי של בית העסק שלך, ישפר את הביצועים של העובדים ואף יביא בסיכומו של דבר לחיסכון פיננסי משמעותי ורב ערך.
מאת: דוד מלר, מנכ"ל אדום אסטרטגיה ומערכות מידע
עולם המחשוב העיסקי צועד קדימה ללא הרף. מערכות מחשוב מתחלפות חדשות לבקרים. כולנו שומעים על סוגי מערכות שונות ובעצם לא מבינים. בפועל, רבים מבעלי העסקים הקטנים והבינוניים המשקיעים משאבים בפיתוח מערכות המחשב בארגונם, אינם מאבחנים את הצרכים האמיתיים של הארגון.
הידעת כי אבחון נכון של מערכות המידע בארגון, יסייע לך לייעל את המערך התפעולי של בית העסק שלך, ישפר את הביצועים של העובדים ואף יביא בסיכומו של דבר לחיסכון פיננסי משמעותי ורב ערך.
אז היכן מתחילים? כיצד יודעים איזו מערכת מתאימה לעסק שלי. האם יש חשיבות להכנסת מערכת ניהול משאבים ERP כבר בעסק קטן של מספר משתמשים, או שכל מערכת אחרת תתאים לי בדיוק.
מזה תקופה ארוכה נושא מערכות ERP (Enterprise Resource Planning) נמצא על סדר היום של חברות קטנות ובינוניות רבות. עקב העלויות הכבדות, בשנים הראשונות להתפתחות מערכות ERP (מערכת לתכנון וניהול כולל של משאבי הארגון), הלקוחות היו מן החברות הגדולות והמובילות בעולם.
לאחר מכן, נכנסו לפרויקטים גם חברות גדולות ומן המובילות בארץ. חלקם עקב צורך אמיתי לשדרוג המערכות שלהם וחלקם עקב אופנה מתפתחת שהדגישה בצורה מאוד קונסיסטנטית ש"מי שלא לא יהיה שם לא יהיה קיים בעתיד".
לא מעט חברות קיבלו החלטות להטמיע מערכת ERP ללא בחינה מעמיקה ואמיתית של מהי מערכת ERP, מה התועלות שמערכת זו אמורה לספק לארגון, מה הן סיכונים ומהן ההשלכות הכוללות על תפקוד הארגון לאחר הטמעת מערכת זו.
בשנים האחרונות אנו רואים תהליך דומה בחברות הקטנות והבינוניות וזאת ביתר שאת. מאחר והוצאה על פרויקט הטמעת מערכת ה – ERP הרבה יותר מורגשת בחברות קטנות ובינוניות, קבלת החלטות לא נכונות עלולה לגרום להפסקת הפעילות של החברה (לא שזה לא קרה בחברות הגדולות) וגם כאן לא מעט חברות חוות לא מעט כישלונות בפרויקטים (ככל הנראה מאותן סיבות שהיו בעבר בחברות הגדולות והמובילות) אשר מחייבות אותן בצעידה אחורה ובחזרה למערכות הנהלת החשבונות המסורתיות ועם נזקים הן כספיים והן נזקי תדמית לא מעטים.
מה הן אבני הדרך בפרויקט ERP ?
להלן תקציר המציין את כלל אבני הדרך שהחברה אמורה לעבור בדרך ליישום כולל של מערכת כוללת לתכנון וניהול משאבי הארגון – מערכת ERP.
-
שלב מקדים - החלטת הנהלה
-
שלב מספר 1 - כתיבת מסמך האפיון והפיכתו למסמך בקשה להצעות המחיר
-
שלב מספר 2 - ניהול המכרז,בחירת מערכת וספק מיישם
-
שלב מספר 3 - הכנות לפרויקט, תכנון תוכנית עבודה
|
|
|
|
|
|
|
החלטת הנהלה
התחלה, כאמור מגיעה בדרך כלל מצורך בהחלפה או שדרוג מערכות קיימות. הכרח זה נובע מאי תמיכה נדרשת של מערכות המידע באסטרטגיה העסקית של הארגון הן בטווח הקצר והן לטווח הארוך. כאן ההנהלה נכנסת לבחינה של חלופות שונות שבסיומה אמורה להתקבל החלטה על אסטרטגיית מערכות המידע למספר שנים קדימה. כאמור מערכת ERP הינה חלופה רצינית שנשקלת בכל מהלך שכזה.
מאחר וכניסה לפרויקט ERP יכולה להיות הרת גורל עבור ארגון קטן או בינוני, על ההנהלה להבין את כלל ההשלכות של מהלך שכזה ובראשיתו להבין מה זו מערכת ERP ?
מה זה מערכת ERP ?
מערכת ERP (Enterprise Resource Planning) - מערכת לניהול משאבי הארגון הינה תוכנה אשר מאחדת את משאבי הארגון (נתונים ותהליכים של משאבים פיננסיים, משאבים אנושיים ומשאבי החומר) תחת קורת גג אחת ומשלבת את כלל האספקטים של ניהול תהליכים עסקיים לתוך מערכת מרכזית אחת.
ומה היה לנו לפני ?
לפני מערכות ERP, סביר להניח שכל מחלקה בארגון הייתה בעלת מערכת מחשב ובסיס נתונים משלה. לרוע המזל, הרבה מהמערכות האלה לא יהיו מסוגלים להתקשר זה עם זה ולספק את הצורך בשיתוף הנתונים. למשל מידע פיננסי שהיה במערכת נפרדת היקשה על ביצוע פונקציות לוגיסטיות.
בעבר מונח ERP התייחס לארגון גדול בלבד ולאופן בו אמור להתבצע תכנון המשאבים. לרוב היו אלה ארגונים תעשייתיים שהשתמשו במערכות ERP.
כאמור היום השימוש במערכות ERP השתנה מאוד ומקיף את כל סוגי החברות ללא התחשבות באיזה תחום היא עוסקת ולכל סוגי הארגון – גדולות כקטנות. היום רוב המערכות יכולות לכסות טווח רחב של פונקציות ומאחדות אותן לבסיס נתונים אחד. למשל מודולים מסורתיים של המערכת הינן מודול פיננסי לניהול משאבים כספיים, מודול לניהול משאבי האנוש, מודול לניהול רצפת הייצור וכן מודול לניהול קשרי לקוחות. כמו כן ניהול הרכש, ניהול אינוונטר וניהול המכירות.
בדרך כלל מערכות ERP יהיו בעלות מרכיבים רבים הן של ציוד והן של תוכנה וזאת על מנת להשיג אינטגרציה מלאה בין כלל הנתונים הקיימים בארגון ולאפשר מענה הולם לכלל הפונקציות המבוצעות.
ברצוני לציין שכניסה לפרויקט ERP יהיה סקסי ככל האפשר, זהו ממשק שאינו מתאים לכל ארגון ולכן כל הנהלה חייבת לשאול את עצמה מדוע בכלל יש הכרח להשתמש במערכת מרכזית לניהול משאבי הארגון אצלה בארגון ומה תובנות ותועלות שניתן לקבל ממערכת זו.
מדוע להשתמש במערכת מרכזית לניהול משאבי הארגון
-
על מנת לבחון כלל פתרונות הניהול ולייצר דרישות בהתאם
-
בקרה ושליטה על פונקציות קריטיות לארגון
-
לנתח את היכולות של כל תהליך ותהליך ועל ידי כך לדאוג לתמיכה בגידול החברה למשך זמן
מה תובנות ותועלות שניתן לקבל ממערכת לניהול משאבי הארגון – ERP ?
-
מערכת בעלת אינטגרציה מלאה
-
שינוע יעיל של תהליכים וזרימת העבודה
-
ניהול וניתוח תהליכים עסקיים בתוך סביבה אינטראקטיבית
-
שילוב מתוזמן בין פעילויות של מחלקות השונות (משאבי אנוש, כספים) על פי הדרישות של מחלקת הייצור
-
שליטה ובקרה על כלל המידע שנמצא בארגון
-
חסכון בעלויות השוטפות של הארגון
-
שרות לקוחות משופר
לסיכום, חברות בינוניות וקטנות המעוניינות להתממשק לחברות הגדולות, לנהל את משאביהן בצורה יעילה, חייבות להיעזר בגורם מאבחן וניטרלי על מנת שיסקור עבורן את התהליך וימליץ על הפתרון המתאים ביותר, ממש כחליפה הנעשית על ידי חייט, בכדי למנוע בזבוז משאבים וחוסר יעילות. על חברות אלו להיעזר באנשי מקצוע, המתמחים בעסקים בסדרי גודל שונים, היודעים לזהות ולספק מענה לכל תחום בהתאמה אישית. חשוב לכלול בצוות יועצים, מיישמים ומטמיעים חיצוניים שעסקו בכך בעבר ובהצלחה.
זהו מאמר ראשון מתוך סדרת מאמרים שיפורסמו בקרוב.
הכותב הוא מנכ"ל אדום טכנולוגיות ומערכות מידע www.adom-it.co.il