קיצורי מקשים במקלדת יכולים לייעל לנו את העבודה בצורה משמעותית. מדוע להשתמש בקיצורי מקשים באקסל, איך מגלים את קיצורי המקשים ומהם קיצורי המקשים השימושיים ביותר?
כל מערכת ראויה אשר נכתבה לרוץ בסביבת Windows, אינה דורשת כלל שימוש בעכבר. את כל הפעולות ניתן לבצע באמצעות המקלדת בלבד. כאשר אנו זוכרים קיצורי מקלדת לפעולות נפוצות, אנו מיעלים את העבודה שלנו באופן משמעותי. הידיים כבר על המקלדת ובהקשה מהירה של רצף מקשים אנו יכולים להשלים פעולה במהירות, מבלי להניע את העכבר בשרשרת תפריטים.
כולנו מכירים את תפריט הפקודות של אקסל (ה- Ribbon) המחולק ללשוניות (בהן: קובץ, ראשי, הוספה, נוסחאות) ובתוך כל לשונית קבוצות פקדים אותם אנו מפעילים בעזרת העכבר. לדוגמא, כדי להוסיף תמונה, נבחר בלשונית הוספה, ובקבוצת פקדי האיורים נבחר: תמונה.
כל פקד וכל לשונית מיוצגים על ידי מקש במקלדת. על מנת להיכנס למצב הפעלת פקדים באמצעות המקלדת, עלינו להקיש על מקש ה- ALT. סימוני המקשים יופיעו ליד כל לשונית. במצב זה, נוכל לבחור בלשונית הרצויה על ידי הקשה במקש המפעיל אותה. כדי לבחור בלשונית הוספה, נקיש על מקש ה- N. לאחר שהלשונית נבחרה, יופיעו סימני המקשים המייצגים את כל הפקדים בלשונית זו. להוספת תמונה, נקיש על מקש ה- P.
ניתן לראות כיצד הקשה זריזה על רצף המקשים: ALT, N, P תחסוך לנו כמה שניות יקרות אילו היינו משתמשים בעכבר לפעולה זו. שימו לב כי קיצורי המקשים נגזרים בד"כ מהפעולה אותה הם מייצגים, על מנת שנוכל לזכור אותם בקלות. בדוגמא בה השתמשנו, האות N נגזרת מהמילה INSERT (האות הראשונה במילה, I, אמנם אינה מופיעה ליד אף לשונית אחרת, אולם היא בכל זאת תפוסה ותפעיל את תפריט ההוספה מגרסאות קודמות של אקסל, לטובת הוותיקים שביננו הזוכרים קיצורי מקשים מלפני 20 שנים...). האות P נגזרת משם הפקד PICTURE.
כמות הפקדים (או הפקודות) אותם מציעה המערכת גדולה בהרבה מאוסף הפקדים הנראים בתפריטים אלו. אם תבחרו, לדוגמא, בלשונית ראשי (קיצור מהיר ALT, H), תוכלו לראות את הפקדים בקבוצת הגופן, המאפשרים לנו לעצב את תאי הגיליון (כמו החלפת הגופן, הדגשתו או שינוי הצבע שלו). על מנת לפתוח את מלוא אפשרויות העיצוב, יש ללחוץ על העכבר על הריבוע הקטן עם החץ עליו, המופיע בצד שם קבוצת הפקדים (גופן, בדוגמא שלנו, או קבוצות אחרות בלשונית זו: יישור או מספר. ראו תמונה). ייפתח בפנינו חלון עם פקדים רבים מאד, לעיתים במספר לשוניות, אותם לא ראינו בתפריט ה "סרט" הרגיל. מקשי הקיצור לפתיחת חלון הרחבה זה הם: CTRL+1 (לחיצה קבועה על מקש ה CTRL והקשה על מקש הספרה 1). שימו לב שחלון ההרחבה מכיל לשוניות לכל קבוצות הפקדים בלשונית התפריט הראשי. חלון ההרחבה המופעל באמצעות CTRL+1 ישתנה בהתאם לאלמנט המסומן (הנבחר) בזמן הקשת קיצור זה. לדוגמא, אם סימנו מסגרת תרשים (גרף), חלון ההרחבה יאפשר עיצוב והגדרת התרשים.
ישנם מאות קיצורי מקשים באקסל. דוגמאות נוספות:
CTRL+; - הכנסת תאריך היום בתא עליו עומד הסמן.
ALT+ENTER – פתיחת שורה חדשה בתוך תא, כאשר נמצאים במצב עריכת תא.
CTRL+4 – קו תחתי מתחת לטקסט.
SHIFT+F2 – עריכת תיבת הערה של התא.
ALT+= - הכנסת נוסחת הסיכום SUM() בתא הנוכחי.
ALT+F1 – הוספת תרשים (גרף).
ALT+F11 – פתיחת חלון עורך סביבת הפיתוח (מאקרו) בשפת VBA.
CTRL+9 – הסתר שורות.
CTRL+0 – הסתר עמודות.
CTRL+A – סמן את כל אזור הנתונים עד גבולות התאים הריקים.