האם תוכנת פריוריטי הינה בחירה נכונה לארגון שלך

בחירת תוכנה חדשה לניהול הפעילות של העסק או הארגון יכולה להיות תהליך מורכב ולעיתים מבלבל.

מגוון פתרונות התוכנה האפשריים הוא גדול וחשוב לוודא שהפתרון שנבחר מתאים לצרכים של הארגון.

במאמר הבא נסקור 7 נקודות שמומלץ לבחון לפני בחירת פתרון תוכנה לארגון.

1. האם יש סיבה ברורה ומספיק טובה לשינוי?

לקוחות המנוסים בהטמעה של מערכת מידע חדשה לארגון יודעים עד כמה התהליך עלול להיות מייגע, מורכב ויקר. פעמים רבות נתקלתי בלקוחות שמבצעים את ההטמעה של מערכת המידע בפעם הראשונה וקיים פער גדול בהערכה של מורכבות הפרויקט.

לכן חשוב מאוד לבחון האם המצב הנוכחי אכן בעייתי ומצדיק שינוי. לעיתים נתקלתי בלקוחות עם מערכות ניהול מיושנות שחלקן מנוהלות על מחברות וקלסרים אבל המערכת למרות שהייתה מיושנת, ענתה על הצרכים של הארגון ולא הצדיקה הטמעה של מערכת ממוחשבת חדשה.

לכן הנקודה הראשונה לבדיקה היא האם באמת המצב מצריך שינוי, האם יש מספיק "כאב" בארגון שמצדיק להשקיע כסף, זמן ואנרגיה בהכנסה של מערכת חדשה.

 

2. אילו תהליכים נדרשים להיות מנוהלים בתוכנה?

חשוב לשים לב לניסוח - "נדרשים", לעיתים יש לנו רצון להטמיע את כל תהליכי העבודה השונים והממשקים השונים שעולים על דעתנו בפתרון התוכנה החדש, אבל כמו הרבה נושאים שונים, גם כאן בדרך כלל חוק ה-80/20 תקף, והרצון לנהל את כל התהליכים בתוך אותו פתרון תוכנה מקשה על מציאת הפתרון שיתן את מרב התוצאות לארגון. לכן חשוב לזהות מה התהליכים שחיוני לארגון לנהל בתוך התוכנה החדשה ואת יתר התהליכים לתייג כבונוסים שיוכלו לתת ערך נוסף אבל לא חיוניים.

 

3. מהו חלון הזמן שהתוכנה צפויה לשרת את הארגון?

לעיתים קיימת התבלטות האם לשדרג למערכת זמנית שתתן מענה בתקופת הזמן הקרובה או לשדרג למערכת מקיפה ורחבה יותר שתתן מענה לשנים הבאות ולא רק כפתרון זמני.

יש פה צורך לאזן בין ההשקעה הנדרשת להטמעה של מערכת חדשה ואנחנו לא רוצים לחזור אליה כמה פעמים לחינם ומצד שני לא להתחייב למערכת שרף הכניסה וההטמעה שלה לא מצדיק את צרכי העסק בעתיד הנראה לעין. 

כלל אצבע הוא שאם מערכת פשוטה יכולה לספק מענה ל3-5 שנים הקרובות, אין טעם להכנס למערכת מורכבת ומקיפה יותר בשלב זה, אלא לתת לעסק לצמוח ולאחר מכן לבצע שדרוג כאשר קיים צורך ממשי

 

4. פתרון בענן או התקנה מקומית?

כאשר מדובר במערכת שמשתמשים רבים צפויים להשתמש בה ומאתרים שונים, מומלץ לחפש מערכת בענן שתאפשר למשתמשים שונים גישה ממקומות שונים בקלות. אם מדובר במספר משתמשים בודדים שמתחברים למערכת מאותו מקום פיזי, אפשר לשקול פתרונות של התקנה מקומית של תוכנה לניהול העסק.

 

5. מה התקציב הנכון לארגון לטובת פרויקט שדרוג מערכת המידע?

חשוב לקחת בחשבון בשלב זה שככל שפתרון התוכנה מקיף ועשיר יותר, עלויות ההטמעה של התוכנה לא יכללו רק את רשיונות התוכנה השונים אלא גם הדרכות והתאמות של התוכנה לארגון. לכן חשוב לוודא כשמעריכים את תקציב הפרויקט שעלויות ההטמעה נכללות בתקציב גם כן.

 

6. האם הפתרון תוכנה יאפשר התממשקות עם מערכות נוספות

כיום היכולת להתממשק למערכות שונות היא שכיחה ומאפשר לייעל את הפעילות ולממשק בין תוכנות שונות שכל אחת מהן מתמחה בתחומים אחרים. חשוב לבדוק את יכולת ההתממשקות של פתרון התוכנה לתוכנות נוספות שהארגון עובד איתן או שוקל לעבוד איתן בעתיד

 

7. האם יש בארגון את הפניות והזמן לתהליך הטמעה של מערכת חדשה?

תהליך הטעמה יכול להיות קצר ומיידי ויכול להיות ארוך ומורכב כתלות בארגון ובפתרון התוכנה. חשוב לוודא שלא נכנסים לרכישה של פתרון תוכנה חדש לפני שמוודאים שהארגון בשל וזמין לתהליך ההטמעה הצפוי לארגון.

 

מקווה שהנקודות יסייעו לכם/ן לקבל החלטות טובות ומבוססות בעת בחירת פתרון התוכנה המתאים לארגון.
בהצלחה!

לקבלת הצעת מחיר למערכת פריוריטי זום ופריוריטי פרו לחצו כאן

לייעוץ נוסף בנושא מוזמנים ליצור קשר בטלפון 050-2010078 דניאל בל