פרילנסר /ית לאפיון מערכת לניהול תקציבי בניינים

אפיון מערכת לניהול תקציבי בניינים

1. מטרת המערכת

מערכת לניהול תקציבים של פרויקטים ובניינים, המאפשרת:
• שליטה מלאה בהכנסות ובהוצאות.
• זיהוי מוקדם של פרויקטים לא רווחיים.
• ניהול תקציב פר בניין ופרויקט, כולל תתי-פרויקטים.
• מתן שקיפות לנציגות דיירים/מנהלי פרויקטים.
• הפקת דוחות בזמן אמת לצורך קבלת החלטות ניהוליות.



2. קהל יעד ומשתמשים
• מנהלי נכסים/חברת ניהול – ניהול מספר בניינים ופרויקטים במקביל.
• נציגויות דיירים – צפייה בהוצאות והכנסות בזמן אמת (גישה מוגבלת).
• ספקים/נותני שירות – הזנת חשבוניות או חיבור לדוחות.
• מנהלי כספים – הפקת דוחות, מעקב תקציבי והשוואת פרויקטים.



3. פונקציונליות עיקרית

3.1 הקמת פרויקט
• הכנסת נתוני בסיס: מספר דיירים, מחיר חודשי לדירה, תקציב חודשי, כתובת, עיר.
• העלאת מסמכים (לדוגמה: הסכם התקשרות עם הבניין).
• יצירת תתי-פרויקטים – לניהול מספר בניינים תחת פרויקט ראשי.

3.2 ניהול ספקים
• משיכת ספקים מרשימה כללית.
• הגדרת תקציב שנתי לכל ספק.
• מעקב אחרי תשלומים מחזוריים (חודשי/שנתי/רבעוני).
• התראות על חריגה מתקציב, הוצאה שלא הוזנה, או חוסר במסמך אסמכתא.
• מבט על כללי: כמה שולם לכל ספק בכל הפרויקטים.

3.3 ניהול הכנסות והוצאות
• הזנת הכנסות והוצאות חודשיות עם תאריכי חיוב.
• שיוך הוצאה/הכנסה לפרויקט, תת-פרויקט וקטגוריה (חשמל, ניקיון, ביטוח, גינון וכו’).
• אפשרות לרשום הערות לכל פעולה.
• תמיכה בהוצאות חריגות עם דוח נפרד.
• גרפים: הכנסות מול הוצאות, רווחיות, השוואה בין חודשים.

3.4 דוחות וניתוחים
• הפקת דוחות חודשיים/שנתיים לפי בניין או כלל הפרויקטים.
• דוחות חריגות בהוצאות.
• שליפה לפי קטגוריות (לדוגמה: כל הוצאות החשמל בשנה X).
• דוחות רווחיות עם סימון צבעוני (ירוק = רווח, צהוב = ירידה ברווחיות, אדום = הפסד).

3.5 ניהול חוזים
• התראה חודש מראש לסיום חוזה.
• חידוש אוטומטי של חוזה עם נתוני התקציב הקודמים.
• אפשרות לסגור חוזה באמצע שנה ולפתוח חדש (לדוגמה במקרה של שינוי דמי ועד בית).
• פרויקטים שיצאו מניהול – אפשרות להעברה לארכיון (לא מחיקה).

3.6 דשבורד ראשי
• רשימת פרויקטים עם סטטוס רווחיות.
• הוצאות מחזוריות שלא שולמו (לדוגמה: חשמל, מעלית).
• התראות על חריגות תקציב.
• גרפים מצטברים של כלל הפרויקטים.

3.7 ניהול משתמשים והרשאות
• התחברות באמצעות מייל + סיסמה.
• תיעוד Audit Log – מי ביצע כל פעולה.
• הרשאות לפי תפקיד (מנהל מערכת, מנהל פרויקט, נציגות דיירים, ספק).
• גישה לפרויקט מסוים בלבד לפי משתמש.



4. דרישות טכניות

4.1 פלטפורמות
• אפליקציית iOS (Swift).
• ממשק Web תואם (Responsive).

4.2 Backend & Database
• Node.js או Python (Django/FastAPI).
‎ • מסד נתונים: PostgreSQL / Firebase.
• API פתוח לאינטגרציות עתידיות.

4.3 אבטחת מידע
• הצפנת נתונים (AES-256).
• הרשאות משתמשים.
• גיבוי יומי.
• תאימות ל-GDPR.

⸻

5. UX/UI
• ממשק פשוט, נקי, מותאם למובייל.
• גרפים ברורים (Pie chart, Bar chart).
• קידוד צבעים: הכנסות ירוק, הוצאות אדום, סטטוס פרויקט בצבעים (ירוק/צהוב/אדום).