רכש במיקור חוץ, למי ולמה זה טוב?

בתאריך 13 יולי, 2019

כיצד מדמם הארגון הקטן כסף גדול ומדוע על אותו המוצר ישלם ארגון גדול כסף קטן? איך וכיצד יונגש התמחור האפקטיבי לטובת הלקוח הקטן?

רכש במיקור חוץ, למי ולמה זה טוב?

לפני שניגש לתיאור שירות הרכש במיקור החוץ, למי ולמה זה טוב, נסקור תחילה בקליפת אגוז את פעילות נותן השירות, Smartoffice.

רקע: Smartoffice קיימת כ-15 שנים, ופועלת במרחב של ניתוח הוצאות התפעול והבאת חיסכון תפעולי ללקוחותיה.
בכובע נוסף, מלווה Smartoffice ארגונים מוסדיים, מכללות ובתי חולים וכן עיריות ורשויות מקומיות, בכל תהליך כתיבת מכרזים פומביים, מאיפיון צרכי הארגון, עבור בכתיבת כתבי כמויות, מפרטים טכניים ותנאי סף, וכלה בפתיחת מעטפות המכרז ושקלול הצעות הספקים והמלצה על זוכי המכרז. גם איפיון וכתיבת המכרזים שלנו, מתאפיינת באוריינטציה מובהקת לחיסכון בהוצאות, ואף כי בכתיבת מכרז, לא נשכרים שירותים לייעול וחיסכון, מכרזינו תמיד מביאים בצידם חיסכון תפעולי ניכר, בכל תחום.
אבחון: במהלך השנים, כשניגשנו לנתח את הוצאות התפעול אצל לקוחותינו, שמנו לב לדפוס החוזר על עצמו במספר ניכר של פעמים: ככל שהארגון קטן יותר, אחוזי החיסכון אותם הבאנו ללקוחותינו היו גבוהים יותר.
בניתוח הסיבות שמביא את הלקוח הקטן (מרדים, ארגונים וחסרות בין 20 ל- 120 עובדים) לשלם מחירים גבוהים עבור שירותים ומוצרים,עולה כי קיימות מספר סיבות לתוצאה הזו, אבל שתי סיבות חזרו על עצמן בכל המקרים: 
הראשונה, היעדר איש רכש\קניין במשרה מלאה, וכפועל יוצא, העברת סמכויות הרכש לפקידת הקבלה, שהיא לא פעם "מנהלת אדמיניסטרטיבית". משימות הרכש מוטלות עליה כמשימה נוספת ביןם שלל המשימות העומדות לפתחה, וככזו, תהיה לא ממוקדת ולא קצועית.
הסיבה השנייה היא כושר מיקוח מוגבל של הלקוחות הקטנים, והעדפה של לא מעט ספקים לקיים שתי רמות מחיר, האחת לארגונים גדולים והשנייה לארגונים קטנים. בנוסף, (ואת זה אנחנו זוכרים מימינו כאנשי מכירות) חברות היי טק סטארט אפ למשל, נחשבות כחברות עם כיסים עמוקים, ולכן, תמחור המוצר\שירות עבורם, גבוה מהרגיל. גורם נוסף במשוואה הוא תיאום מחירים בין קים והסכמים לא כתובים בנוסח אתה תישאר פה ואני אשאר שם, גם מגבילים את יכולת המיקוח של פקידת הקבלה, בבואה לקבל הצעות מחיר אקטרקטיביות למצור או שירות נדרשים.
פיתרון: Smaretoffice זיהתה את הצורך בשירות מקצועי בתחום הרכש התפעולי, והקימה שירות רכש במיקור חוץ,לארגונים קטנים שלא יכוים להעסיק קניין\מנהל רכש.
ל- Smartoffice מאגר מידע גדול על מחירי מוצרים ושירותים, מפעילותה רבת השנים בארגונים גדולים (מעל 2000-3000 עובדים, וכן מעיבוד עשרות הצעות מחיר של ספקים המשתתפים במכרזים פומביים.
הידע והנסיון הזה, מיושמים בשירות הרכש במיקור חוץ.
בשיטת ההתקשרות עם Smartoffice, נעשית תחילה עבודה בה נלמדת רמת ההוצאה של הלקוח במגוון תחומים שיורטו בהמשך, נלמדים הרגלי הצריכה והרכש, ונקבעים כללי עבודה, בה בהתאם לגדול הלקוח, מתקבלות בין פעם לשלוש פעמים בבוע דרישות רכש מרוכזות לאספקה. 
Smartoffice מעבירה את דרישות הרכש לספקים המובליים בארץ ומקבלת הצעת מחיר לאספקת השירות\מוצר המבוקשים. אחרי השוואת ההצעה עם נתוני התמחור שיבדינו, מאושרת ההזמנה או מתקיים תהליך תמחור נוסף, ומונפקת הוראת אספקה לספק, אשר מעביר את המוצר או השירות ישירות למשרדי הלקוח. תהליך הגבייה של הספק והעברת הכספים, מתקיימים ישירות בין הלקוח לספק, בהתאם לתנאי התשלום של הלקוח.
בנוסף, אנו משתתפים בישיבות היגוי אצל הלקוח לקראת הצטיידויות חריגות שלא בשוטף, כמו הצטידות ברכבי ליסינג, מרכזיות טלפוניה בעלות של עשרות אלפי שקלים, התקשרויות ארוכות טווח עם ספקי ממיכון משרדי, ניקיון ושמירה, מאפיינים את הצרכים ומקיימים מיני מכרזים לקבלת ההצעות האפקטיביות ביותר למוצר או השירות הנדרשים.
ערך מוסף: במהלך העבודה, Smartoffice לוקחת מפעם לפעם לבחינה תחומי תפעול שונים ומנתחת את הצריכה לעומת התמחור אותו משלם הלקוח, ומטייבת אותו לרמה האופטימלית הקיימת באותוהזמן בשוק.
עלות: עלות השירות השירות נעה בין 2000 ל- 5000 ש"ח בחודש, תלוי בגודל הלקוח, שנקבע בד"כ לפי מספר העודבים שהוא מעסיק.
הניסיון מלמד אותנו שבד"כ שכר הטרחה שלנו עבור שירותי הרכש במיקור חוץ שלנו, ממומן במלואו מהחיסכון התפעולי אותו אנו מנחילים ללקוחו במשך תקופת ההתקשרות.
לסיכום: לא פעם ארגונים קטנים משלמים תשלום גדול, עבור אותם מוצרים ושירותים העולים כסף קטן לארגונים גדולים. בד"כ העליות הגבוהות נובעות מהעובדה שאין מנהל רכש בארגון קטן, והאחראי על הרכש, בד"כ פקידת הקבלה\המנהלת האדמיניסטרטיבית, מטפלת בנושא הרכש, בין שלל משימותיה הנוספות.
Smartoffice מנגישה את העלויות ובנץ' מרק המחירים של לקוחותיה הגדולים, מכללות אקדמיות, עיריות, בתי חולים, יבואני רכב ורשתות קמעונאיות, לטובת הלקוח הקטן.
נשמח לבוא בכל עת למשרדכם, להציג את שיטת עבודתנו ותחומי פעילותנו. לתיאום, ניתן לפנות לנמרוד בוקר, ב- 054-6868678

מאמרים נוספים...