ניהול תקציב עסקי בעידן של חוסר בהירות

דו"חות כספיים מבוקרים של חברות, בעיקר פרטיות, הם 'היסטוריה' במונחי התנהלות העסקים השוטפת כבר ביום חתימתם. משכך, הם אינם רלבנטיים כבסיס ההתייחסות (Benchmark ) להכנסת שינויים ותיקונים בפעילות העסקית.  התקציב העסקי הוא כלי תכנוני וניהולי מן הדרגה הראשונה, המציף דרך התכנון את הבעיות הפוטנציאליות שעשויות לצוץ בעתיד ונותן להן מענה בתוכנית העבודה של החברה. יותר מכך, בקרה (Control ) תקופתית של הביצועים בפועל מול סרגל התכנון, נותנת בידי הצוות הניהולי כלי תגובה לתיקון הסטיות מבעוד מועד, היינו בתוך תקופת הדיווח.

כאשר הדו"חות הכספיים המבוקרים לשנת 2011 יגיעו לחתימת המנכ"ל, התאריך יהיה, ככל הנראה, היכן שהוא בחציון השני של השנה. אין חולק על כך שדו"חות כספיים מבוקרים על ידי רואה החשבון החיצוני של החברה הם מקור המידע האמין והמהימן ביותר לגבי מצבה הפיננסי של הפירמה לתאריך הדו"חות, וביחס לתוצאות פעילותה לשנת הדיווח. ולראייה, שלטונות המס בישראל כמו גם הבנקים המסחריים, ספקים מהותיים ושאר צרכני הדו"חות הכספיים המבוקרים נסמכים עליהם ועל נגזרותיהם בקביעת חבות המס של החברה, מסגרות האשראי שיוענקו לה, ועוד. מאידך, הנתונים המוצגים בדו"חות אלה כבר אינם אקטואליים מנק' הראות של התנהלותו העכשווית של העסק. לא רק שכך, אלא שגם תיקונים שעל הצוות הניהולי להכניס בשנה הנוכחית בעקבות ביצועי השנה הקודמת, עשויים לאבד מהשפעתם על השנה הנוכחית בשל העיתוי המאוחר.

התקציב העסקי ככלי תכנון ובקרה

מהו, אם כן, הפתרון לתכנון ולמדידה שוטפת בשנה, שיאפשרו תגובה עסקית/תיקון דוויאציות תוך תקופת הדיווח, והשפעה עליה בזמן סביר, במיוחד בסביבה עסקית לא פשוטה? התשובה לכך היא התקציב העסקי.

התקציב  העסקי הוא כלי תכנוני וניהולי חשוב ביותר, ולו מספר תפקידים עיקריים:

1. קביעת מטרות ויעדים (תוכנית עבודה) לפעילות העסקית (בד"כ לשנת העסקים הקרובה), תוך הצגת המשמעויות הכספיות הנגזרות
2. מדידת ביצוע/בקרה תקופתית על סמך ה"סרגל" שנקבע (בד"כ ברמה רבעונית)
3. כלי לקביעת תגמול עובדים, על בסיס ביצועים בפועל מול התכנון על בסיס נתונים בפועל של החברה (הכנסות,עלויות ישירות ), הצפי לשינויים בהם ואומדן העלויות העקיפות, יחד עם מטרות ויעדים הנקבעים על ידי ההנהלה, מתקבלת תמונת ביצועי החברה לשנת העסקים הקרובה.

התקציב כולל דו"ח רווח והפסד פרטני, תואם למבנה כרטסת הנהלת החשבונות של החברה (על-מנת שיהיה בר- מדידה ברמה תקופתית), ובחברות גדולות גם מאזן פתיחה וסגירה, תזרים גזברי חודשי נגזר, ופירוטים ונספחים שונים. התקציב יכול להיות פרויקטאלי, תחומי או כללי, על-פי קביעת ההנהלה. התקציב בנוי ברמה חודשית/רבעונית כדי לאפשר הכנת 'דו"ח פעילות' - בקרה תקופתית לעמידה בו. מרגע שהתקציב 'ננעל', הוא הופך לתוכנית עבודה מחייבת לכל דבר ועניין.

קיומה של בקרה (Control ) תקופתית על הביצועים בפועל מול התקציב היא בעלת חשיבות מכרעת לעמידה ביעדי מכירות, עלויות ורווח.  לדוגמא: ניתן לתקצב שעות וימי עבודה של עובדים פר פרויקט, הוצאות השתלמויות, כלי רכב ושאר הוצאות משתנות וקבועות המיוחסות לאותו פרויקט, ולעקוב אחר ביצוען מקרוב.    ניתוח הביצועים מול התקציב יאפשר לנו ללמוד היכן הצלחנו והיכן טעינו, ולטפל בטעון טיפול באופן שישפיע מיד על התוצאות. מניעת חריגות לרעה ככל הניתן מהתקצוב לפרויקט, כמו גם היערכות לחריגות 'טובות', יבטיחו שמירה על שולי רווח מתוקצבים ולמעלה מזה.

מרגע שהתקציב יוצא לדרך ועל בסיס הביצועים התקופתיים בפועל, נוהגות חברות לעדכן את התקציב ולהוסיף "סרגל" נוסף למדידה המכונה: PV או Present View  שהינו מבט 'עדכני' על המשך השנה 'מכאן והלאה' אולם בו לא נעסוק במסגרת מאמר זה.

נושאים נוספים הנגזרים מהתקציב העסקי

מעבר למוזכר לעיל, ישנן שתי תועלות חשובות ביותר הנובעות מתהליך הכנת התקציב: 

1. תמחיר – הכנת התקציב מאפשרת לנו לגזור את תמחיר החברה המלא למוצרים ולשירותים אותם אנו מציעים. העלויות הישירות/עלויות התקן שימשו אותנו לבניית התקציב, בעוד שהעלויות העקיפות ואופן העמסתן התקבלו ממנו. מחירי המכירה של המוצרים/השירותים שנקבעו בתקציב קובעים את שיעור הרווחיות המתוקצב שלנו.  הדבר יאפשר לנו בשוטף לתת הצעות מחיר לפרויקטים חדשים, לא מתוקצבים, תוך התבססות על תמחיר עדכני, ולקחת מכרזים ועבודות חדשות ברווחיות סבירה.
2. חישוב נקודת איזון -  לכל חברה ישנן הוצאות קבועות (כגון :דמי שכירות, ארנונה וכד' וגם עלויות אדמיניסטרציה והנהלה שונות ) שאינן תלויות מחזור, וכן הוצאות משתנות (כגון: עלויות שכר) המשתנות עם שינוי בהיקף הפרויקטים וברמת ההכנסות.  נק' האיזון מייצגת את מחזור 'אפס רווח', כלומר אותו מחזור שמכסה בדיוק את סך העלויות (המשתנות והקבועות) של החברה. חשוב ביותר לדעת מהי נקודה זו, על מנת לדעת אם אנו פועלים בתחום הרווחי או מצויים בהפסד. מובן שככל שהמנגנון שלנו 'כבד' יותר, ושולי הרווח (או ליתר דיוק: התרומה לרווח) 'צרים' יותר, כך נידרש למחזור גבוה יותר באיזון. מאידך, בהינתן שהרווחיות השולית מוכתבת על ידי השוק, ושהמחזורים שלנו מוגבלים בשל אשראי לקוחות הממומן באמצעות הבנקים, רמת ההוצאות הקבועות צריכה להיות נמוכה ככל האפשר. נושא זה נשקל היטב במסגרת התקציב ויש להקפיד עליו הקפדה יתרה.

חשיבות הטמעת התקציב העסקי בפעילות חברה

התקציב כתוכנית העבודה הכספית של החברה, חייב לרדת כלפי מטה, במסרים ניהוליים ברורים לכלל העובדים, כל מחלקה בהתאם לחלקה,לצורך עמידה ביעדים. בהקשר זה תגמול עובדים מבוסס תקציב הוא כלי להשגת מטרות ההנהלה . דבקות ביעדי התקציב, כמו גם שמירה על משמעת תקציבית יאפשרו לחברה כושר שרידות, רווחיות לאורך זמן ויכולת להתפתח גם בתנאי שוק קשים של חוסר בהירות. 

    * המאמר פורסם בעיתון "מצודה"- מגזין האבטחה של ישראלספטמבר 2012