איך תייעלו את שרשרת האספקה של העסק

שרשרת אספקה הינה עולם תוכן רחב, מקצועי ומאתגר. החל מאמצעים טכנולוגיים שמתפתחים כל הזמן, תמורות ושינויים בעולם המסחר וכלה בצרכים משתנים של לקוחות הקצה. כל אלו מחייבים אותנו לוודא ששרשרת האספקה תנוהל ולא תתנהל, כלומר – לדעת שאנחנו שולטים ביכולת שלנו לממש את מטרות הארגון בהיבטים התפעוליים. מלאי שווה כסף, וניהול נכון שלו יוכל להבטיח לנו ביצועים מקסימאליים במינימום הוצאות. לשם כך עלינו להכיר את מרכיבי שרשרת האספקה ואיך כל אחד מהם משפיע על היתר.

 

קטלוג – יצירת הפריט במערכת המידע

זהו השלב בו אנחנו למעשה יוצרים זיהוי רישומי לכל אחד מהפריטים אותם אנחנו מייצרים או מנהלים. זיהוי זה נשמר במערכות המידע ומהווה מספר חד-חד ערכי לכל פריט. לכל פריט חייבים להיות מאפיינים קטלוגיים שנקבעים כבר ביצירתו, מה שהופך את תהליך הקטלוג ל"ראשית הצירים" של כלל מחזור חיי הפריט. לדוגמה:

• מיהם הספקים מהם נוכל לקבל את הפריט?
• מהו אורך חיי הפריט?
• האם הפריט דורש תנאי אחסנה מיוחדים?

פרמטרים אלו הינם חלק מהמאפיינים שעלינו להגדיר לפריט כבר בהתחלה, על מנת שנדע לנהל את המלאי שלו לכל אורך השרשרת.

 

עיתוד – חיזוי הצרכים לרכש

המונח "עיתוד" נגזר מהמילה "עתיד", ופירושו חיזוי כמות המלאי שנצטרך להחזיק מהפריט בתקופת זמן עתידית מוגדרת. כמות זו מושפעת כמובן ממגוון פרמטרים, כגון:

• היקף הביקושים לפריט – כמה יחידות צורכים בממוצע מהפריט בחודש או בשנה.
• כמות המלאי הקיימת מהפריט אצלנו בנקודת זמן מסוימת.
• משך זמן האספקה של הפריט מהספקים מולם אנו עובדים – תלוי מאוד במעמד הספק ובצורה בה הוא מספק את הפריט.
• מגמות צריכה עתידיות, לדוגמה: לקראת החורף צפוי להיות גידול בביקוש למטריות, לקראת הקיץ צפוי להיות גידול בביקוש למזגנים.

עיתוד המלאי חייב להיתמך בכלי ממוכן, החל מקובץ Excel וכלה במערכות ERP מתקדמות, הכל לפי מורכבותו של הארגון אותו אתם מנהלים.

 

רכש – הצטיידות במלאי

התוצר הסופי של תהליך העיתוד הינו כמות המלאי שנצטרך לרכוש מהפריט על מנת להבטיח יכולת מתן מענה לתקופת הזמן שהגדרנו. כיצד ננהל את הרכש בצורה נבונה? גם כאן נתמקד במספר היבטים:

• ספקים – מהיכן אנחנו קונים את הפריט או את חומרי הגלם לייצור? במידה ומחו"ל – בתוך כמה זמן צפויה האספקה להתקבל אצלנו?
• מהי הכמות המינימאלית עבורה נוכל לבצע את הרכש? רוב הספקים לא יטפלו בדרישות רכש לכמות קטנה מדי (יחסית להיקפים אותם מנפק הספק).
• האם ניתן להשיג את הפריט בזמני אספקה קצרים במקרים דחופים?
• האם המלאי אותו אנו רוכשים מהספקים עומד בתקני הבטחת איכות?

 

קבלת הפריט למלאי

הפריט שרכשנו התקבל אצלנו. מה עדיין חסר כדי להשלים את התהליך? ביצוע קליטה מסודרת של הפריט גם מבחינה פיזית וגם מבחינה רישומית. אלו הפעילויות אותן יש לבצע:

• זיהוי הפריט – נוודא שהפריט שנשלח אלינו הוא אכן הפריט שהזמנו. במידה ולא – יש ליצור מיידית קשר עם הספק לצורך החזרת הפריט. מובן שגם נבדוק מה היתה הסיבה לכך שהתקבל פריט שגוי (אולי טעות שלנו?).
• ספירת מלאי – במידה וזהו אכן הפריט שהוזמן, נספור את המלאי שהתקבל לוודא שכמות שהוזמנה תואמת את הכמות שהתקבלה.
• בדיקת איכות – בדיקה מדגמית של מספר פריטים תוכל להבטיח שהמלאי שקיבלנו אכן תקין. בדיקה זו תוכל לחסוך מאיתנו בעיות ועלויות בהמשך במידה ונספק ללקוחות בטעות פריט שאינו תקין, דבר שיאלץ אותנו לעסוק בהחזרות ואולי אף בפיצוי הלקוחות.
• קליטה רישומית – כל עוד לא ביצענו קליטה רישומית של הפריט במערכות המידע, הוא למעשה עדיין לא מופיע אצלנו במלאי. המשמעות – במקרים מסוימים, לקוח שירצה להזמין את המוצר יראה באתר שלנו מלאי "0" למרות שהפריט בעצם אצלנו... לכן חיוני לבצע קליטה מהירה של המלאי שתשקף אותו גם ללקוחות.

 

אחסנה וניהול מלאי

אחרי שקלטנו את הפריט, במרבית המקרים נעביר אותו למחסן. נתון מעניין - פריטים רבים יבלו את מרבית תקופת חייהם באחסנה, לכן חובה עלינו גם ובעיקר בשלב זה לנהל נכון את המלאי. הנה כמה דוגמאות:

• תנאי אחסנה – יש לוודא שתנאי האחסון של הפריט תואמים את צרכיו ומאפייניו. מרבית הפריטים אינם דורשים תנאי אחסנה מיוחדים, אך יש כמה פריטים הרגישים לחום, קור, שמש ישירה, תנאי לחות וכדומה.
• ספירות מלאי – לא תמיד יש הקפדה מלאה על התאמה בין פעילות פיזית במלאי (ניפוק, קבלה וכו') לבין פעילות רישומית. לשם כך חשוב לבצע אחת לתקופת זמן מוגדרת ספירות מלאי.
• טיפול במלאי – מלאי המאוחסן זמן רב, גם בתנאים הולמים, עלול לדרוש טיפול תקופתי כגון: הסרת אבק, הסרת חלודה, שימון, החלפת סוללות וכדומה.

 

הפצה – מסירת הפריט ללקוח

במידה ואנחנו מספקים שירותי הפצת פריטים ללקוחות, חשוב שנבין כי זהו השלב היחידי בו אנו נמדדים מבחינת זמן למול הלקוח – כמה זמן עבר מרגע ההזמנה ועד לאספקת הפריט. את הלקוח לא מעניין מה עשינו בכל השלבים שקדמו לכך, חשוב לו לקבל את הפריט שהזמין – ובזמן. לכן נבדוק מהן יכולותינו לספק את הפריט בזמן מוגדר, וכמובן שנעדכן את נורמות השירות שלנו בהתאם.

 

לסיכום

ההבדל בין ארגון מצליח לארגון כושל תלוי ביכולת לשפר ולייעל את מרכיבי שרשרת האספקה באופן מתמשך. אין זה קל, אך זהו המפתח לניהול נכון של המוצר אותו אתם מספקים, כך שיגיע לידי לקוחותיכם בזמן, באיכות ובכמות הנדרשת.