מידע ארגוני - הוא יקר, הוא שלכם, ואתם לא תמיד יודעים לנצל אותו

הארגון שלכם מייצר שפע של מידע.
למעשה כל פעולה שמישהו מבצע (פתיחת הזמנה, הפקת חשבונית וכו') וכל תהליך הופכים למידע, ממנו ניתן להפיק ידע - משאב יקר ועוצמתי שיש לנהל באופן מקצועי.

השלב הראשון בניצול המשאב היקר הזה הוא לשמור עליו. המידע שנוצר בארגון הוא חלק מנכסי הארגון,
יקר לייצר אותו, ואם לא נדע לשמור עליו נאבד אותו.

תורה שבעל-פה, תהליכים המבוססים על תקשורת אישית וא-פורמלית בין עובדים, קבצים חיוניים השמורים במקרה הטוב בתיקיה משותפת (מישהו חוץ מהעובד שיצר את הקובץ יודע איפה הוא נמצא בכלל? מבין מה כתוב שם?) ובמקרה הרע על המחשב האישי של העובד, הם האויב של הידע והזיכרון הארגוני.

הארגון הופך להיות תלוי בעובד ספציפי, היעדרות שלו פוגעת ישירות ומיידית בעבודה, ואם הוא עוזב את הארגון הוא לוקח את הידע והזיכרון הארגוני איתו.
מהצד השני הכשרה של עובד חדש גם היא לא פשוטה - אין תהליכי עבודה ברורים, והוא נדרש לחפיפה ארוכה עם עובדים מנוסים שהם, מצידם, עייפו מתהליך ההכשרה, במיוחד אם הם נדרשים לעבור אותו שוב ושוב עקב תחלופה של עובדים.

השלב השני הוא הפקת ידע מהמידע, או , בקיצור - דוחות.
ככל שכמות הפרטים גדולה יותר (יותר פריטים, יותר לקוחות, יותר ספקים) וכמות הנתונים גדולה יותר (יותר שנות פעילות) כך קשה יותר עד בלתי אפשרי לקבל החלטות מושכלות ללא כלים תומכי החלטה. 

השלב השלישי הוא שגרות בקרה - מתי, איך, איפה ובאיזה פורום מוצגים אותם כלים תומכי החלטה ומתקבלות ההחלטות. זה יכול להיות דיון, זה יכול להיות דשבורד, וזה גם יכול להיות מייל. אין חוקים. כל ארגון בוחר את הפורמט המתאים לו. המשותף הוא שזה צריך להיות מוגדר: מי, מה, מתי, איפה ואיך. 
כשאין הגדרה ברורה תהליך הבקרה נוטה להתמסמס, ומנהלים מוצאים את עצמם מופתעים כל פעם מחדש ועוברים לנוהל כיבוי שריפות גם במקרים שהם לחלוטין צפויים.

אז מה עושים?

כדי לקיים את השלב הראשון קרי - שימור המידע, פשוט עובדים עם מערכת המידע.
מעבר לכך שהיא שומרת את המידע והזיכרון הארגוניים, היא כופה סטנדרטיזציה בתהליכים.
אותם סטנדרטים תקפים לרוב מערכות המידע ולכן מסייעים גם בגיוס של עובד חדש ללא ניסיון עם המערכת, אך עם ניסיון במערכות אחרות: היצע המועמדים המתאימים גדול יותר ותהליך הקליטה וההכשרה שלהם מהיר יותר.

השלב השני המתייחס להפקת ידע ממידע (שימוש בדוחות) הוא מורכב יותר.
כשמנהל מקבל החלטה הוא עובר תהליך חשיבה שבו הוא שואל את עצמו שאלות (כמה מכרתי? למי? כמה מלאי יש לי?) ובהתאם לתשובות הוא מקבל את ההחלטה. ככל שכמות הנתונים גדלה הוא מתקשה לענות על שאלות אלו ללא כלי עזר.
את תהליך החשיבה הזה נרצה לשכפל בדוחות שלנו.
לכן נדרש למדל (מלשון "מודל") את תהליך החשיבה של המנהל ולדעת לשלוף מהמערכת את הדוח הרלוונטי העונה על השאלות שהוא שואל את עצמו לפני קבלת החלטה.

למרות השונות בין הארגונים, רוב המנהלים שואלים את עצמם את אותן השאלות, ואכן יש סט של דוחות סטנדרטיים הנכונים תמיד ולכל ארגון.  יחד עם זאת שליפה שלהם ללא עבודת הכנה תייצר לנו דוח אקסל ארוך, מבלבל ורחוק מלהיות כלי תומך החלטה. במידה ויש דוחות קבועים במערכת - באיזה דוח נשתמש?
עבודת הכנה משמעותה קיבוץ נתונים ובניית תשתית נתונים נכונה: הגדרה נכונה של קבוצות מוצרים, לקוחות, ספקים, הזמנות וכו'.
הגדרה נכונה היא כזאת שגם עונה על השאלות של המנהל, וגם נעשית בראי גידול עתידי של הארגון.
בסיום תהליך זה ניתן לאפיין ביתר קלות את הדוחות המתאימים לארגון.

לשלב השלישי של קביעת שגרות בקרה נגיע עם תשתית נתונים ואוסף של דוחות.
כל שנותר הוא לקבוע איזה דוח יוצג מתי, למי ואיך.
גם בשלב זה נדרש לחזור לתהליך החשיבה של המנהל ולהבין מי הם בעלי העניין בכל נושא שבלעדיהם לא ניתן להתכנס להחלטות, מהי התדירות הנכונה לקיים את הבקרה והאם נדרש דיון או ששליחת מייל מספיקה.

ארגון העובר תהליך שכזה הופך להיות ארגון שמנצל היטב את המשאבים שלו, מוריד למינימום מצבים של חוסר וודאות ומאפשר למנהליו להקדיש זמן רב יותר לפיתוח עסקי במקום לתפעול שוטף של העסק.